会議のマネジメント

Published by 松原幸行,

　ジェイソン・フリード（Jason Fried）氏のTEDカンファレンスで，“オフィスの生産性を阻害する要因はM＆Mだ（ManagerとMeeting）"と指摘されている一方のM，Meeting（会議）だが，この会議のマネジメントについて考えてみた．

　一人あたり年間で312時間（約40日間）も費やしている会議(1)．こんなに多くの時間は，果たして必要なのだろうか．会議には，生みだしたり決めたりする会議（ワークショップ型）と，意見交換や情報共有が目的である会議（情報交換型）に大別できる．このうち，後者の情報共有型会議があまりにも多すぎる．それにより，部下の"仕事に集中する時間"を奪っているとさえ言える．カルビーのように，基本的には会議はしない，というのも一考である(2)．

　まずは，会議を減らす努力をすべきなのだが，それでも残った“必要な会議"を効率的に行うにはどうしたら良いか．その答えは，いかにしてうまく会議を行うか，ではないか．会議の準備やファシリテーションがとても重要である．

　会議の準備であるが，まず参加者であるが，人数はしぼるべきである．経営コンサルタントの堀 紘一氏によると，7人以上になると雑談が生まれやすくなるので，参加人数は6人までとすべきとのことである(3)．参加者が多いと，確かに傍観者や内職する人が出る．多くても，8人を超えるのは良くないであろう(4)．また準備としては，会議の前にテーマとゴールを参加者に示し，自分の意見を持ち寄るようにするのが良いであろう．条件があればその条件も提示する．

　ファシリテーションは，“お互いの意見は否定せず，皆に発言させる"，などのルールだけ取り入れてもうまくいかない．決まったことを確認し，決まらなかったことは課題として明確する，などは最低限必要なことだが，根本的な問題を考えてみる必要がある．それは，何のために会議をするのか，ということだ．会議の目的を明確にし，常に確認できるよう，会議室の壁に掲示しておくとよい．

　無駄な会議を避ける方法としては，次のようなルールが有効であろう(5)．

  • 会議の種類と出席者を明確にする．
  • スケジュールは非公開にし，勝手な会議予約を防止する
  • 目的とゴールを明確にする
  • 開始と終了の時間厳守を徹底する

　最近，フォーラムなどの場では，「アンカンファレンス」というのが増えてきた(6)．読んで字のごとく，従来のカンファレンス形式を否定したもので，アジェンダや，スポンサー企業や，講演者報酬を設けない．手順はおおむね次のとおりである．

  1. 主催者は，大テーマだけを決める．
  2. 開始冒頭に，参加者全員が集まり，その大テーマに沿った討議テーマを出し合い，出席したいテーマを選ぶ．ここで，チーム（テーマ）と，ファシリテーター（テーマを出した人）と，参加者（テーマを選んだ人）が決まる．ものによっては，参加者が2人だけ，というチームもある．
  3. チームは，人数に応じて，大講義室や，小会議室や，ホール（廊下）などで討議を開始する．
  4. 時間がきたらまた全員が集合し，ファシリテーターが討議内容を紹介する．

　こんな感じで行われる．「201x年のセンター方針」などを大テーマとして，センターレベルでアンカンファレンスをしてみてはいかがであろうか．

　最後に，ファシリテーション・スキルについて，参考になる情報を紹介する．ただしテクニカルな内容が多い．



"responsiveconference"のインスタグラムより引用（http://bit.ly/2HmAnna）

＜参考情報＞
(1) 15%の時間：http://bit.ly/2g4FA88
(2) なぜ、カルビーは「会議不要、資料不要」なのか：http://president.jp/articles/-/20187
(3) 参加人数は6人まで？ 会議の際に意識しておきたいコミュニケーション術：http://www.lifehacker.jp/2016/10/161024book_to_read.html
(4) 8-18-1800ルール：http://ift.tt/1MFBZav
(5) 時間を無駄にするだけの会議を避ける5つの方法：http://www.dhbr.net/articles/-/5188
(6) アンカンファレンス：http://bit.ly/2HmZ5UD ＊アンカンファレンスの例（WordCamp Tokyo 2017 http://bit.ly/2HmREwo，PHPer Kaigi 2018 http://bit.ly/2FmXZvg）